I daglig tale er der mange, som kender GTIN som en stregkode, men teknisk set er GTIN det nummer, som findes under selve stregkode-symbolet, og kan derfor også bruges til andre teknologier som fx 2D stregkoder og RFID tags.
Du har nu mulighed for at dele dine data både i GS1Trade Sync og i GS1Trade Packaging. Om du skal dele i GS1Trade Sync eller i GS1Trade Packaging, afhænger af, hvor din kunde ønsker at modtage data. Dette skal I aftale sammen, inden du går i gang.
Datadeling består herefter af to simple trin:
Gennemgang af de produkter du ønsker at dele
Angiv modtager
Angiv om du ønsker at dele til GS1Trade Sync, GS1Trade Packaging eller til begge
Publicering af produkterne under fanen "Deling" og "Publicer Data"
Abonnerer din virksomhed på GS1Trade Sync?
Hvis din virksomhed allerede abonnerer på GS1Trade Sync, vil data som minimum altid blive delt med GS1Trade Sync.
Produkter der allerede findes i GS1Trade Sync vil automatisk blive delt med datamodtagere, når du publicerer i GS1Trade Packaging.
I denne vejledning kan du læse en detaljeret beskrivelse af, hvordan du datadeler, alt afhængig af om du:
Kun abonnerer på GS1Trade Packaging
Både abonnerer på GS1Trade Packaging og GS1Trade Sync
Inden du går i gang
Produkterne skal klargøres/sættes op, så de kan deles med kunden, dvs. al emballage, associeret med produktet, skal være indtastet.
Komponenter oprettet, integreret og miljøgradueret.
Enheder oprettet og tilknyttet produkter.
(Hvis gældende for dig) Emballagesystemer oprettet.
GTIN skal være oprettet på produktet.
Aftal med dine kunder, som skal modtage data, om de ønsker at modtage data i GS1Trade Sync eller GS1Trade Packaging (eller i begge systemer).
Du abonnerer kun på GS1Trade Packaging
Angiv modtager for hvert GTIN i systemet
Vælg det produkt, du ønsker at dele. Gå til fanen "Dele indstillinger".
Produktet skal være oprettet med al dets emballagedata samt et GTIN. Sidstnævnte vil systemet oplyse dig om, såfremt det mangler på et produkt.
Klik Tilføj modtager(e). Produkter kan deles med én eller mange modtagere. Listen indeholder alle de virksomheder og tilhørende GLN, der har adgang til GS1Trade Packaging. Klik Tilføj valgte modtager(e).
Modtagere kan både tilføjes og fjernes fra listen. Sidstnævnte gøres ved at klikke på X’et.
Angiv om data skal deles til GS1Trade Sync eller GS1Trade Packaging
Som udgangspunkt sendes data både til GS1Trade Sync og GS1Trade Packaging. Hvis din datamodtager kun ønsker at modtage data i GS1Trade Packaging, skal du under "Delingsdestinationer" slå Publicér til GS1Trade Sync fra.
Hvis du har flere modtagere på et produkt, og én af virksomhederne ønsker at modtage data i GS1Trade Sync, skal du sørge for, at Publicér til GS1Trade Sync er slået til.
NB: Hvis du er kommet til at dele data til GS1Trade Sync ved en fejl, kan du altid undlade at publicere produktet. I så fald vil data ikke blive gjort tilgængeligt for datamodtagere i GS1Trade Sync.
Publicér data i GS1Trade Packaging
Når du har tilføjet modtager på alle dine produkter, er du klar til at publicere data. Når du publicerer dine data, bliver de sendt til modtager.
Gå til fanen "Deling" og "Publicer Data" i hovedmenuen.
Listen præsenterer alle delbare produkter og kan sorteres efter, hvem der er konfigureret som modtager.
Vælg ét eller flere produkter til én publikation.
Klik Publicér. Nu er publikationen sat i gang.
Under fanen "Publiceringer" kan du se status per publikation.
Hvis status står til Publicering gennemført, er data publiceret.
Du abonnerer også på GS1Trade Sync
Hvis din virksomhed allerede abonnerer på GS1Trade Sync, vil data som minimum altid blive delt til GS1Trade Sync. I dette tilfælde styrer du datamodtagere i GS1Trade Sync og ikke i GS1Trade Packaging.
Hvis du også ønsker at dele data til GS1Trade Packaging, skal du angive modtager på produktet i GS1Trade Packaging.
Sådan gør du:
Gå til fanen “Dele indstillinger” under det givne produkt i GS1Trade Packaging.
Produktet skal være oprettet med al dets emballagedata samt et GTIN. Sidstnævnte vil systemet oplyse dig om, såfremt det mangler på et produkt.
Vælg om du kun vil dele data til GS1Trade Sync eller også til GS1Trade Packaging. Er du i tvivl? Spørg dine kunde/modtager, hvor de vil modtage data.
Du skal kun dele data til GS1Trade Sync
Du skal ikke gøre mere på produktet. Når du publicerer et produkt fra GS1Trade Packaging, der allerede eksisterer i GS1Trade Sync, vil data automatisk blive delt med de datamodtagere, du allerede har sat publikationer op til i GS1Trade Sync.
Du skal også dele data til GS1Trade Packaging
Klik Tilføj modtagere. Produkter kan deles med én eller mange modtagere. Listen indeholder alle de virksomheder og tilhørende GLN, der har adgang tilGS1Trade Packaging. Vælg den eller de modtagere, som du ønsker at dele data med. Klik Tilføj valgte modtager(e).
Gå til fanen "Deling" og “Publicer data” i hovedmenuen. Her vil du også få besked om, at datamodtagere administreres via publikationer i GS1Trade Sync.
Klik Publicér. Nu er publikationen sat i gang.
Under fanen "Publiceringer" kan du se, når publiceringen er gennemført.
Du skal dele en opdatering på et allerede delt produkt
Intet problem. Gå til fanen "Deling" og “Publicer data” i hovedmenuen og fremsøg det eller flere produkter i oversigten. Markér og klik Publicér.
Under fanen "Publiceringer" kan du se status.
Status Publicering gennemført betyder, at ændringerne er delt med modtager.
Status Godkendelse nødvendig betyder, at du er ved at sende data, hvor der er sket ændringer, der berører produkter, som ikke er en del af det, som du er i gang med at publicere.
Klik på Gennemgå publikation. Her kan du se de produkter, der yderligere vil blive delt.
Hvis du er enig, klik Godkend og publicér. Alternativt klik Luk og intet vil blive publiceret.
Vi anbefaler, at man går systematisk til værks og publicerer sine data kunde for kunde – især hvis man har mange produkter og modtagere.
Eksempelvis kunne vi have produkter til både Rema 1000, Coop og Salling. Gå alle produkter (GTINs) igennem og sæt rette modtager på. Under "Deling" filtrerer vi derfor på Modtagere og vælger eksempelvis Rema 1000 først. Vælg alle produkter med den givne modtager og klik Publicér.
I denne første release af systemet er det ikke muligt at se detaljerne for publiceringen under fanen "Publiceringer". Derfor anbefaler vi i stedet at notere tidspunktet for publiceringen med en beskrivelse af indhold og modtager – fx alle PL produkter til Rema 1000 – i et separat Excel-ark eller andet noteformat. På den måde hjælper I jer selv til at holde overblik.
Vi arbejder på at forbedre datadeling i en kommende release, så I får et bedre overblik og jeres datadelingsaktiviteter.
Værd at vide
Kan produkter sendes afsted flere gange? Ved et uændret produkt med uændret emballagedata til den samme kunde vil publiceringen annulleres af systemet og ikke publiceres til modtager.
Rettelser og ændringer i data skal publiceres, før de træder i kraft. Data synkroniseres ikke automatisk med dine modtagere.
Hvis du ændrer i noget emballage som benyttes af flere produkter, skal du huske at publicere alle de produkter, der bruger den ændrede emballage. Systemet vil give en advarsel om dette.
Best practice:
Gør konfigurationen til en del af oprettelsen af stamdata: Opret produkt, opret emballagedata, udfør miljøgraduering, og hvis du ikke abonnerer på GS1Trade Sync; hvem skal modtage produktet? Dernæst er det en separat arbejdsgang at tage stilling til, hvornår denne data så skal publiceres.
Alternativt kan følgende være en gavnlig proces for dig: Gå til hver enkelt GTIN og (kun hvis du ikke abonnerer på GS1Trade Sync) vælg datamodtagere under “Dele indstillinger", gennemfør proces for alle ønskede produkter, under “Deling” markeres alle omfattede produkter og sendes ud.
